Tablet Apple iPad w zarządzaniu projektami

Zastosowanie iPada w codziennej pracy Menadżera Projektów

iPad jest najnowszym dziełem firmy Apple, tworzącej takie produkty jak iPhone, iPod oraz komputery Mac. Został stworzony jako platforma audio-video do obsługi książek, magazynów, filmów, muzyki, gier i internetu.

iPad został zaprezentowany w styczniu 2010 r. a w sprzedaży dostępny od maja 2010 r. Został od razu najlepiej sprzedającym się gadżetem. Jego popularność stale rośnie. Zainteresowanie nim jest niesłabnące. Ma on miliony fanów na całym świecie i ja również, jako użytkownik zaraz po zakupie iPada 2 stałem się jego zagorzałym fanem.

Dlaczego? Bo iPad to nie tylko sprzęt, to przede wszystkim filozofia oprogramowania, podejście do użytkownika i cała mentalność obsługi która jest dziełem firmy Apple oraz Steva Jobsa. Firma tworząc pierwsze komputery Macintosh w latach 80-tych stawiała wysokie wymagania użyteczności. Od zawsze Maci są kojarzone z przyjaznością i łatwością użytkowania. Tak jest do dzisiaj, i każdy nowy produkt tej firmy to potwierdza.

bg3Oprogramowanie do iPada podczas procesu zatwierdzania do sprzedaży w sklepie AppStore musi sprostać rygorystycznym wymogom narzuconym przez projektantów Apple. Jest dostępna dokumentacja wymagań, która mówi jak program musi wyglądać, jak szybko działać itp. Daje to gwarancję, że oprogramowanie na platformie iOS będzie najwyższej jakości.

Zdobywająca popularność platforma ma również najszybciej rosnącą liczbę aplikacji do zaoferowania. W sklepie AppStore na iPada jest dostępne już 140 tys. aplikacji (dodatkowo dostępne jest 500 tys. aplikacji na iPhone). Zakres aplikacji jest nieograniczony, pomysłowość developerów nie zna granic. Najszerszą ofertę stanowią gry, ale zaraz po nich są aplikacje biznesowe. I właśnie o nich chciałbym napisać.

Po dużym zainteresowaniu iPadem jako platformą multimedialną przyszło zainteresowanie jak można wykorzystać go do codziennej pracy. I w tym zakresie możemy również zobaczyć jak się sprawdza podejście Mac-owe, jak zrobić coś najprościej i najefektywniej, bez specjalnego zwracania uwagi na narzędzia. Tutaj wszystko jest intuicyjne i proste.

​Temat pracy “Tablet Apple iPad w Zarządzaniu Projektami – zastosowanie iPada w codziennej pracy Menadżera Projektów” został przeze mnie wymyślony samoistnie, ponieważ jako fan iPada codziennie wykorzystuję potencjał tego urządzenia, aby wykonać moją pracę szybciej, łatwiej i lepiej. Napiszę do czego używam iPada, i w czym mi on pomaga.

​W pracy opiszę jakich używam aplikacji, opiszę ich słabe i mocne strony oraz co oferują.  Z racji na nieustanne pojawianie się na rynku nowych programów nie jestem w stanie opisać ich wszystkich. Skupię się na tych, które są przeze mnie najczęściej używane. Dla każdej kategorii będzie przedstawiony jeden program z krótkim opisem funkcjonalności, użyteczności i wyglądu.

bg4Pracę podzieliłem na trzy części, według zastosowań. A są to: programy narzędziowe, programy biznesowe i programy do zarządzania projektami.

​Programy narzędziowe są to głównie małe programy wykonujące jedną wyspecjalizowaną funkcję. W tym rozdziale zamieściłem programy m.in. do przeglądania internetu, obsługi poczty, kalendarza, zarządzania kontaktami, listą zadań, prowadzenia notatek i jeszcze kilka innych które są wręcz niezbędne, a przy tym bardzo pomocne w codziennej pracy.

​Programy biznesowe to głównie zamienniki programów z pakietu Office, czyli edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do prezentacji. Opiszę dwa programy które wykorzystuję w procesie wytwarzania systemów informatycznych – program do prototypowania aplikacji internetowych oraz łączenia się do serwerów firmy poprzez VPN do serwerów Exchange.

W rozdziale Zarządzanie Projektami opisze aplikacje które mogą zastąpić program Microsoft Project i służą do zaplanowania projektu, zarządzania zasobami i estymacją czasu poszczególnych zadań. Przedstawię również dwa programy pomocne przy budżetowaniu w projekcie.

Głównym źródłem informacji dla mojej pracy jest mój iPad i aplikacje na nim zainstalowane. Applikacje można zainstalować tylko ze sklepu AppStore, i duża ich część jest darmowa lub kosztuje 1$. Są również aplikacje bardzo zaawansowane których koszt oscyluje w granicach 30-40 dolarów. bg5Ponieważ codziennie przybywa w sklepie około stu nowych aplikacji nie ma możliwości nawet śledzić nowości. Informacje o dobrych programach można przeczytać w zestawieniach typu “Top 10 aplications for ebooks reading”. Bardzo pomocne są również programy w których podaje się nazwę aplikacji a program wyszukuje kilka innych o takim samym zastosowaniu. Osobiście używam do tego programu Discovr Apps.

Pisząc niniejszą pracę chciałbym również pokazać, że urządzenia takie jak iPad zdobywają swoją popularność nie tylko dzięki zastosowaniom służącym rozrywce, ale również dzięki codziennej pracy jaką wykonują coraz lepiej. A przy ich pomocy możemy naszą pracę uczynić wydajniejszą, dostarczać lepszej jakości produkty. Mobilność i wygoda użytkowania iPad jest tak duża, że zaczyna on z powodzeniem zastępować normalne komputery i laptopy. Dowodem może być również ta praca, która została napisana w całości na iPadzie w programie Pages, i ani razu nie użyłem do jej stworzenia komputera.

Programy narzędziowe

Co to są programy narzędziowe?

Sukces iPad zawdzięcza swojemu mniejszemu bratu iPhonowi. Został stworzony pierwszy, odniósł wielki sukces, stworzono na niego kilkaset tysięcy aplikacji. Bardzo wielu programistów pisało aplikacje na niego, zwłaszcza, że tworzenie aplikacji na system iOS jest szybkie i przyjemne.

I wtedy narodził się iPad, mogący uruchamiać oprogramowanie z iPhona, mający ten sam proces tworzenia aplikacji. Dużą część programów rozpoczęto pisać  na iPada, poniewaź jego obsługa była efektywniejsza od obsługi mniejszego smartphona. I tak powstało około 140 tysięcy aplikacji tylko dla iPada.

bg6

Programy narzędziowe to najczęściej małe, wyspecjalizowane aplikacje, wykonujące tylko jedną czynność, np. kalkulator (tylko liczy – dodaje, mnoży). W sklepie App Store są dostępne aplikacje do niemalże wszystkiego. Co sobie nie wymyślimy, na 99% taka aplikacja istnieje. Aplikacje narzędziowe cechują się bardzo krótkim trybem użycia. Służą one do użycia, zapisania i zapomnienia, a ich przeciętny czas użycia nie przekracza kilku minut.

W jakie programy iPad jest standardowo wyposażony

Wyposażenie iPada w zainstalowane aplikacje nie jest duże, są to podstawowe programy w jakie jest wyposażony teraz każdy smartphone. Mamy dostępny kalendarz, kontakty, notatnik, mapy, przeglądarkę internetową, program pocztowy i kilka jeszcze aplikacji multimedialnych.

bg7Aplikacje standardowo zainstalowane na urządzeniu są bardzo ładnie wykonane, np. w przypadku kalendarza, wygląda on jak oprawiony w skurzaną okładkę, z takim samym układem i wyglądem jak mamy w kalendarzach biurowych. Mamy nawet zszyte strony na środku kartek. Podobnie kontakty i notatnik. Wygląda to bardzo profesjonalnie.

Ale dopiero jak zajrzymy do sklepu, zobaczymy co nasz iPad będzie umiał robić.

 

Programy narzędziowe

Każdy z nas jest osobą mocno zapracowaną i nie mającą czasu na nic. Zawsze lepiej jest wtedy wykonywać dwie rzeczy na raz. Wyobraźmy sobie również, że mamy do pomocy prywatną, osobistą, dostępną tylko dla nas maszynistkę, której możemy  dyktować nasze maile, a sami robić coś innego (np. przygotowywać sobie śniadanie). I tutaj przychodzi nam z pomocą aplikacja Dragon Dictation.

bg7Dragon Dictation jest bardzo prostą aplikacją do rozpoznawania głosu. Tak! iPad może rozpoznawać Twój głos i zapisywać to co mówisz. I to naprawdę działa. W języku polskim, przy wyraźnym mówieniu zapisuje to co powiedzieliśmy prawie bezbłędnie. Aplikacja jest naprawdę prosta, naciskamy przycisk, mówimy i kopiujemy tekst do dowolnego programu.

Ponieważ standardowo system iOS jest bardzo ograniczony w możliwość przesyłania i wymiany plików, a może robić to praktycznie z komputerem z zainstalowanym oprogramowaniem iTunes, jedną z ważniejszych rzeczy jest dać mu taką możliwość i zainstalować jeden z programów do wymiany plików. Ja używam aplikacji iFileExplorer. Umożliwia ona przesyłanie do iPada i z niego za pośrednictwem sieci WiFi dowolnych plików a potem wysłanie ich do aplikacji w jakiej chcemy ich używać.

Użycie iFileExplorera jest bardzo proste. Włączamy aplikacje, która podaje nam adres jaki mamy wpisać w przeglądarce internetowej komputera (nie musimy instalować żadnego oprogramowania) i przesyłamy pliki za pomocą przeglądarki.

Aplikacja umożliwia nam przeglądanie dużej ilości popularnych formatów plików, w tym również plików pakietu MS Office, PDF, plików video oraz plików skompresowanych.

Za pomocą iFileExplorera często udostępniam pliki dokumentacji, raportów które mam na iPadzie.

Bezpieczeństwo

Ile razy zdarzyło się Wam zapomnieć ważnego hasła, numeru PIN i innych informacji poufnych? Bo mi bardzo często. Ale to się skończyło wraz z  zainstalowaniem kilka lat temu programu SPB Wallet. Był to program jeszcze na smartfonie z mobilnym Windowsem. Ale aktualnie na każdym moim sprzęcie mam zainstalowaną wersję programu Wallet. Wszystkie te instalacje synchronizują się ze sobą nie zależnie od tego, gdzie utworzę wpis.

bg8SPB Wallet mam zainstalowany na moim iPadzie, smartfonie z systemem Android, komputerze Mac Mini z Mac OS X-em oraz na laptopie z Windowsem. Na którymkolwiek sprzęcie coś wpiszę, na innych ta informacja jest dostępna.

Program jest bardzo prosty w użyciu i fajnie przemyślany. Możemy stworzyć sobie grupę np. “hasła komputerowe” i będziemy w niej mieli dostępnych wiele gotowych szablonów haseł, od haseł do kont e-mail, komputerowych, sieciowych. Przy grupie kart kredytowych na ekranie mamy szablon karty kredytowej itd.

Bardzo łatwo jest tworzyć własne szablony, wraz ze zdjęciami symulującymi prawdziwy produkt.

Program jest bardzo bezpieczny, plik jest szyfrowany 256bitowym algorytmem AES, program nieużywany po krótkim czasie sam się zablokuje. Posiada również generator haseł, a podczas wychodzenia z programu czyści pamięć której używał i gdzie mogą się znaleźć hasła których użyliśmy.

Internet

Korzystanie z internetu nigdy dotąd nie było tak proste i przyjemne. Duży ekran (jak na urządzenie mobilne), natychmiastowe uruchomienie urządzenia, pozwala bardzo szybko skorzystać z internetu niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy, czy to w podróży, czy w pracy, czy w szkole.

bg9Ja wykorzystuję domyślnie zainstalowaną przeglądarkę Safari, która wyświetla  strony w podobny sposób jak wszystkie przeglądarki desktopowe. Wykorzystanie zakładek pozwala na otwarcie kilku stron jednocześnie i wygodne przełączanie się między nimi.

Bardzo ciekawą funkcją jest tryb Reader, gdzie wyświetlany jest tylko tekst artykułu który czytamy, z odpowiednio dobraną czcionką do czytania, bez żadnych reklam, menu i zdjęć z boku, mrugających banerów itp.

Przeglądarka działa bardzo szybko, strony ładują się w tle, płynność przewijania stron jest bardzo duża, i ustępuje jej wiele przeglądarek z normalnych systemów Windowsowych.

Komfort posiadania przy sobie tak szybkiego dostępu do sieci jest bardzo duży. Nie jest już ważne gdzie jesteśmy, mając przy sobie iPada mamy również ze sobą internet, a tym samym łączność ze światem.

Dane w Chmurze

Pracując na kilku komputerach (w pracy, w domu, itd), posiadając dodatkowo smartfony lub tablety odwiecznym problemem było przesyłanie plików między nimi, martwienie się który plik jest najnowszy, a nawet przypadkowo lub za sprawą awarii traciliśmy nasze dokumenty.

Na szczęście ludzie z IT są bardzo pomysłowi i wymyślili, że przecież wszystko można przechowywać w internecie, a więc i nasze prywatne rzeczy. Oczywiście tak, żeby nikt niepowołany nie miał dostępu do nich.

I tak powstał pomysł przechowywania danych w chmurze, czyli w  zdecentralizowanym środowisku, do którego mamy dostęp gdziekolwiek jesteśmy, w dowolnym czasie, jeśli tylko mamy dostęp do internetu.
Największą popularność zdobył na tym polu Dropbox, który jest systemem dostępnym na większość systemów operacyjnych i platform mobilnych. Wystarczy, że umieszczę plik w katalogu Dropboxa, a za chwilę mam na wszystkich urządzeniach najnowszą wersję. Bez obawy, że w wypadku awarii zginą mi dane, bez martwienia się który plik jest najświeższą kopią. A na Dropboxie mieści się naprawdę sporo, w darmowej wersji mamy dostępne 2GB przestrzeni.

​Możliwe jest udostępnianie katalogów innym użytkownikom, to znaczy, że możemy wszyscy pracować na jednym dokumencie i zawsze będzie to najnowsza wersja.

Dodatkowo używam dropboxa do przechowywania mojego pliku Wallet, jest on zaszyfrowany więc niema obawy, że ktoś może poznać moje hasła. Mam również ustawionego klienta sieci P2P Torrent, żeby od razu startował ściaganie, kiedy w pliku dropboxa pojawi się jakiś plik torrent.

Dropbox jest jednym z najczęściej używanych aplikacji na moim iPadzie, ponieważ umieszczam tam większość moich dokumentów, dokumentacji i wszystkiego co jest mi potrzebne w pracy.

Apple nie chcąc być w tyle za najnowszymi trendami, oczywiście też wprowadziło swoje własne rozwiązanie i jak zwykle z tą firmą bywa, przebili wszystkich.

Stworzyli rozwiązanie, które cytując tekst ze strony Appla: “iCloud – chmura, która działa, jak należy: automatycznie i bezproblemowo. Bez wysiłku i bez problemów – tak po prostu”. “Tak po prostu” jest filozofią z którą w dziełach Appla stykamy się zresztą na każdym kroku.

bgbiCloud oprócz przechowywania naszych dokumentów, plików multimedialnych i innych materiałów przenosi je na inne nasze urządzenia kompatybilne z nią. Mogą  to być zarówno nasze dokumenty jak i zakupione pliki muzyczne, programy z AppStore, wypożyczone filmy video itd.

Ciekawym rozwiązaniem jest usługa Strumień Zdjęc, przekazująca wszystkie nowe zdjęcia do wszystkich urządzeń użytkownika zarejestrowanych w iCloud.

Ale iCloud nie ogranicza się tylko do plików, w chmurze możemy mieć nasze książki, gazety, aplikacje, kalendarz, pocztę i kontakty. Można również po prostu mieć dokładną kopię całego iPada, co w przypadku awarii lub zaginięcia sprzętu okazuje się bardzo przydatne. W tej ostatniej kwestii chmura również przychodzi nam z pomocą oferując usługę “Znajdź mój iPad”, która oprócz pokazania na mapie gdzie jest mój iPad, pozwala również zdalnie nim sterować, wyświetlić komunikat na ekranie, odtworzyć dźwięk, a w ostateczności wymazać wszystkie dane z iPada i zablokować go, żeby był bezużyteczny.

Poczta

O poczcie na iPad nie ma co za dużo pisać, po prostu jest, działa, spełnia wszystkie wymagania stawiane nowoczesnym programom pocztowym. I tak jak  wiekszość aplikacji na iOS działa tak, że nawet nie zauważamy tego. Po prostu dostajemy wiadomość, redagujemy je, czytamu, wysyłamy i wszystko jest ok.

bgcProgram poczty działa ze wszystkimi typami serwerów, zarówno Exchange jak i IMAP. W obydwu przypadkach otrzymania wiadomości na serwer, od razu dostajemy notyfikację, że mamy nową wiadomość. Działa to tak, że ktoś wysyła nam wiadomość, a my za kilka sekund jesteśmy o tym powiadomieni.

Ponieważ to samo konto pocztowe używam na każdym moim sprzęcie, protokół IMAP (tak samo Exchange) pozwala mi kontrolować moje maile z każdego z nich tak samo, np. czytając wiadomość na Ipadzie, ta sama wiadomość na smartphonie będzie oznaczona jako przeczytana, i nie będą wyskakiwały już powiadomienia o jej nadejściu. Mogę ją również skasować i nie będzie ona już widoczna na żadnym urządzeniu na którym odbieram pocztę z tego konta.

Kontakty

bgdJedną z wielu aplikacji na iPadzie na których pracę nie zwracamy uwagi są Kontakty. Mają bardzo estetyczny wygląd, stylizowany na oprawiony skórą wizytownik. Są bardzo przyjazne w używaniu, proste a jednocześnie spełniające wszystkie potrzeby nowoczesnej aplikacji kontaktów.

Możemy przechowywać wszelkie informacje o znanych i nie znanych nam osobach. Ich telefony, adresy, zdjęcia, daty rocznic i urodzin. Możemy je dowolnie  grupować, a jednym kliknięciem na adres przejść do mapy ze wskazaniem gdzie ta lokalizacja się znajduje.

Ja swoje kontakty mam zsynchronizowane z kontem Google, które jest również synchronizowane z moim smartphonem i wszystkimi komputerami. Także dodając informacje kontaktowe, od razu mam je na wszystkich urządzeniach.

Czytanie

Ponieważ Apple stara się być obecny na każdym polu nowoczesnych multimediów w 2010 r. wszedł na rynek książek i czasopism. A ponieważ iPad nadaje  się idealnie do czytania książek i kolorowych magazynów, mamy dostępną aplikacje iBooks, czyli zintegrowaną z czytnikiem książek księgarnię.

bgdiBooks łączy się z księgarnią iBookstore, gdzie możemy jednym kliknięciem zakupić sobie książkę. Mamy bardzo szeroki wybór, szczególnie literatury angielskiej, ale znajdują się również tutuły polskie. Ceny porównywalne do księgarnii Amazon (która również posiada swoją aplikację do czytania na iPada).

Aplikacja iBooks wygląda bardzo estetycznie, przedstawia półkę z książkami jak w prawdziwej księgarni, książki przewijamy palcem jak kartki w prawdziwej książce, a strony przy przewijaniu zginają się jak prawdziwe karki.

bgeW październiku Apple wprowadził aplikację do sprzedaży czasopism i  magazynów Newsstand, w której mamy zintegrowaną sprzedaż, prenumeratę i czytanie gazet. Przed jej wprowadzeniem na iPada gazety były sprzedawane w formie aplikacji, i jeszcze duża ich część nie została przeniesiona do Kiosku, ale to bardzo szybko się zmienia. Jako aplikacje dostępnych jest dużo polskich magazynów i dzienników.

Kalendarz

Jedną z ważniejszych rzeczy dla dobrej organizacji własnej pracy jest kalendarz. Zawsze powinien być aktualny i łatwo dostępny. Musi aktualizować się z innymi kalendarzami (na telefonie, laptopie) tak, żeby nie trzeba było więcej zaprzątać sobie głowy terminami.

bgeStandardowy kalendarz na iPadzie jest bardzo ładny i przejrzysty. Ale ja wybrałem kalendarz Informant HD, który jest planerem, terminarzem i posiada rozbudowaną listę to-do. Kalendarze standardowo, tak jak kontakty synchronizują się z kontem Google, więc na każdym sprzęcie mam aktualne terminy.

Informant HD jest jednym z lepszych terminarzy na iPada, niewiele aplikacji może z nim konkurować (a są one co najmniej dwukrotnie droższe),

Aplikacja wygląda bardzo estetycznie, jak terminarz menadżera rozłożony na stole. Bardzo łatwo dokonuje się wpisów, informacje prezentowane są bardzo przejrzyście. Mamy szereg widoków: dzienny, tygodniowy, miesięczny i roczny. W tygodniowym widzimy 7 dni naprzód, co pozwala nam planować na kilka dni naprzód w bardzo łatwy sposób. Do każdego wpisu możemy podłączyć lokalizację z mapy, gdzie zdarzenie będzie miało miejsce. Mamy możliwość ustawić informację o planowanym rozpoczęciu, zakończeniu, czasie do kiedy musi byż wykonana czynność.

Mechanizm powtarzania czynności jest bardzo rozbudowany, możemy powtarzać czynność, w wybrane dni tygodnia, miesiąca, co kilka dni, w określone dni np. dwa dni od końca miesiąca itp.

 

Konferencje video

W pracy i nowoczesnym świecie coraz częściej wykonujemy naszą zadania w środowisku rozproszonym. Coraz częściej musimy współpracować z osobami które są od nas oddalone (może to być inne piętro, ale także inne państwo lub nawet kontynent). Komunikacja ze współpracownikami staje się w takim przypadku rzeczą  bardzo istotną. Na szczęście również coraz łatwiejszą. Z pomocą przychodzi nam szereg rozwiązań które ułatwiają nam życie.

bgfJa wykorzystuję jedno z popularniejszych rozwiązań i jest to program Skype. Jest to komunikator, który praktycznie ma zainstalowamy każdy. To pozwala nam za darmo komunikować się każdą osobą na świecie. Jeśli ktoś nie jest dostępny przy internecie, możemy za niewielką opłatą do niego zadzwonić na telefon.

Videokonferencje nigdy dotąd nie były tak proste i efektywne. Praktycznie w ciągu 10 sekund możemy połączyć się z każdym użytkownikiem skype i widzieć go na ekranie (również samemu być widocznym). I to z każdego miejscu gdzie mamy internet (możemy nawet siedząc na plaży, założyć krawat i twierdzić, że to szumi klimatyzacja tak głośno 🙂 ).

Zdalny dostęp

Praca w środowisku rozproszonym to nie tylko komunikacja z ludźmi, to może być również zdalna praca na innych komputerach. Dokładnie, z mojego iPada łączę się z komputerami w pracy i w domu za pomocą oprogramowania TeamViewer. Mogę zdalnie pracować zarówno na Windowsie jak i na Mac OS X. bg10Przesuwając palcem po ekranie iPada poruszam kursorem na zdalnych komputerach, mogę pisać i  robić wszystko tak, jakbym pracował na innym komputerze.

Nie jest to oczywiście najwygodniejsza praca, czy szybka, ponieważ mam pewne opuźnienia w odświeżaniu ekranu, małą ilość kolorów i nie nadaje się jeszcze do tego, żeby pracować normalnie 8 godzin. Ale do zrobienia kilku rzeczy które musimy natychmiast wykonać, przesłaniu czegoś, znalezieniu dokumentu który zapomnieliśmy wgrać na Dropboxa jest to rozwiązanie bardzo ciekawe.

Może też służyć nam jeśli mamy do dyspozycji jakiś serwer, i musimy zdalnie nim administrować. Lub po prostu do zdalnej pomocy. Możemy uzyskać od kolegi jednorazowy dostęp i pomóc mu wykonać zadanie na jego komputerze.

 

Podróże

bg10iPad jest urządzeniem mobilnym, i zawsze warto mieć go przy sobie gdy gdzieś się wybieramy, ponieważ nigdy nie wiemy kiedy może nam się przydać. Najczęściej gdy jesteśmy w podróży używamy map. Osobiście korzystam z popularnych map google.

bg11Aplikacja Google Maps pozwala na znalezienie dowolnego punktu którego szukam,  wyznaczenia trasy jak mamy tam dotrzeć i poprowadzenia do celu. Szybko i bez problemu.

Gdy jestem w nieznanym mi mieście korzystam z aplikacji TripAdvisor. Pozwala ona znaleźć najbliższy hotel, restaurację, jak również zapoznać się z tym miejscem. Możemy wyszukać najbliższe nam atrakcje turystyczne. Dostepnych jest dużo miejsc w Polsce, ponieważ strona TripAdvisor jest bardzo popularna dla turystów.

Notatniki i Spotkania

W zastosowaniu iPada jako bardzo dobrego notatnika pokładałem przed zakupem bardzo duże nadzieje, i się nie zawiodłem. A nawet, muszę się przyznać, pozytywnie zaskoczyłem. Zawsze chciałem iść na spotkanie, bez sterty papierów,  notatnika i kalendarza, zrobić w łatwy i szybki sposób notatki, a potem najlepiej nie zgubić ich gdzieś.

bg11Chciałem, jak pewnie każdy, robić notatki na spotkaniu za pomocą laptopa, ale jest to tak niewygodne i niepraktyczne, że niewiele da się zapisać, a jak jeszcze chcemy coś naszkicować…

Ale na szczęście mam iPada i zakupiony do niego rysik, którym mogę pisać jak długopisem po ekranie. Do notatek używam programu Note Taker HD, który pozwala na pismo ręczne, rysunki, dowolne kształty i inne znaczki wstawiane za pomocą rysika. Każdą notatkę mogę dowolnie skatalogować, wysłać e-mailem jako PDF lub wydrukować.

bg12Pisanie w tym programie jest naprawdę łatwe i efektywne. Piszemy w specjalnym oknie w którym gdy zbliżamy się do prawej krawędzi program sam przewija nam podgląd pisania dalej. Nie musimy starać się pisać ładnie, małymi literkami, okno do pisania i tekst w nim jest trochę większe od tego co otrzymamy w dokumencie.

Drugim programem, którego używam do notatek jest Evernote. Czyli notatki zapisywane w chmurze i dostępne w każdym urządzeniu i każdym systemie komputerowym. W tym programie piszemy już normalnie na klawiaturze, ale jego wielkim plusem jest jego dostępność na każdej platformie. Mogę zawsze zrobić notatkę w komputerze, a ona po chwili będzie dostępna na moim iPadzie i smartfonie.

Evernote pozwala tworzyć nam notatki, listy zadań do wykonania, listy zakupów, plany zadań, spotkań i wszystko to, co zawsze warto mieć pod ręką.

Zarządzanie zadaniami

Jak być dobrze zorganizowanym? Jak wykonać wszystko kiedy zawsze jest za mało czasu? Na szczęście istnieją techniki które nam w tym pomagają. Jedną z popularniejszych jest technika GTD Getting Things Done, Davida Allena.

Celem techniki GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich przyszłych obowiązkach i zdarzeniach, przy zachowaniu wysokiej produktywności. Allen stawia na kolekcjonowanie i analizę rzeczy do wykonania.

Ale to jest tylko teoria i trzeba ją wdrożyć dopiero w życie. I oczywiście z pomocą przychodzi nam iPad i aplikacja Informants HD. Tym razem Informants HD  synchronizuję z systemem internetowym Toodledo, z którym synchronizują się inne moje urządzenia i wszędzie mam aktualną listę zadań.bg13

Informants pomaga nam w każdej z faz procesu GTD, a są to kolekcjonowanie, analiza, porządkowanie, przegląd i realizacja. Możemy podzielić zadania według kontekstu gdzie mamy je wykonać. Każde zadanie możemy podzielić na mniejsze części.

Burza mózgów

Często pracując nad czymś zastanawiamy się czy o czymś nie zapomnieliśmy, czy o wszystkim napisaliśmy, lub brakuje nam pomysłów na to co mamy wykonać.bg14

Bardzo efektywną techniką do zbierania pomysłów, znajdywaniu rozwiązań jest burza mózgów. Można ją zrobić w grupie lub samemu, i oczywiście efekty zapisywać na iPadzie.

Z pomocą przy zapisywaniu map myśli przychodzi mi najczęściej aplikacja Mindjet,  pozwalająca w bardzo prosty sposób zapisywać i łączyć pomysły.

Najważniejsze w tej aplikacji jest to, że pomysły mogę zapisywać w bardzo prosty sposób. Nie musze zaprzątać sobie głowy tym, jak ten program działa. Mogę myśleć tylko o problemie.

Dalsze kierunki rozwoju

Rozwiązania firmy Apple ułatwiają nam pracę i życie, dają poczucie wolności, bez wyrzeczeń. Myślę, że firma Apple zaskoczy nas jeszcze niejednokrotnie swoimi rozwiązaniami.

bg14Dalsze kierunki rozwoju w biznesie to jeszcze większa mobilność i możliwość łatwej komunikacji. Jeszcze większa integracja z internetem. iPad może nam wiele pomóc w naszej pracy, jest łatwy i efektywny w użyciu. Pomoże nam zorganizować pracę w taki sposób, żeby była łatwa i przyjemna, żeby wyniki osiągane przez nas były na wysokim poziomie.

Programy biznesowe

Co to są programy biznesowe

Jeszcze 10 lat temu standardem w pracy menadżera były komputery typu Desktop z monitorem CRT stojące na biurku, bez żadnej mobilności. Następnie standardem stały się laptopy które można było już przenosić, nie zajmowały wiele miejsca. Teraz laptopy zaczynają być wypierane przez tablety, które są bardzo mobilne, ich waga nie przekracza pół kilo, ekran o przekątnej 10 cali pozwala już na wygodną pracę.

Na iPada istnieje bardzo dużo aplikacji będących w stanie zaspokoić prawie wszystkie potrzeby biznesu, od edytora tekstu do zdalnego dostępu, możemy więc wykonywać naszą pracę wszędzie na małej tabliczce mieszczącej się w dłoni.

iTunes App Store zawiera wiele aplikacji, które powielają tradycyjne funkcje aplikacji desktopowych a zakres ich funkcji stale rośnie. Do takich należą np. aplikacje z pakietu biurowego iWork, zawierającego arkusz kalkulacyjny, edytor tekstu oraz program do prezentacji.

Praca w dużych korporacjach

bg15Najczęściej im większa firma, tym więcej systemów posiada, infrastruktura jest bardziej skomplikowana, z dużą ilością zabezpieczeń. Serwery poczty Exchange,  dostęp szyfrowany VPN i wiele systemów intranetowych dostępnych tylko wewnątrz firmy poprzez www.

Na szczęście to nie jest problem dla iPada. Naszą pocztę możemy mieć zawsze dostępną i zawsze możemy zalogować się do firmowego intranetu za pomocą wirtualnej sieci prywatnej VPN.

Tak się dzieje, ponieważ iPad ma wbudowaną w system obsługę poczty Exchange, także zawsze możemy być zalogowani na serwer poczty i prowadzić korespondencję z naszym szefem (jadąc tramwajem, lub będąc na zakupach z żoną).

Do naszej firmy możemy dostać się poprzez VPN, również wbudowany w system (dostępne są różne protokoły) i pracować tak, jakbyśmy byli w siedzibie firmy podłączeni do sieci.

Pisanie

Pisząc tę pracę chciałem również pokazać, że iPad może być już samodzielnym sprzętem, że bez laptopa można się z powodzeniem obyć. Postanowiłem, że pracę napiszę w całości na moim iPadzie. I udało się, beż żadnych problemów, pracę pisałem w różnych miejscach, kiedy miałem trochę wolnego czasu. Pomogło mi w tym trochę to, że mam specjalną klawiaturę do iPada firmy Logitech, co znacznie przyspiesza pisanie, chociażby poprzez łatwe i szybkie pisanie polskich liter za pomocą klawisza “alt”. Podczas gdy pisząc na klawiaturze ekranowej wciskamy literkę np. ‘a’ i czekamy chwilę, żeby wybrać literkę ‘ą’. Nie jest to problemem gdy piszemy krótkie wiadomości e-mail, ale przy pisaniu dłuższej pracy może być to znacznym utrudnieniem.bg16

Do pisania wykorzystałem program Pages, jeden w trzech programów z pakietu  mobilnego iWorks. Program bardzo fajny i przyjemny w obsłudze. Nie jest tak rozbudowany jak program Word (gdzie po ostatnich zmianach wyglądu trzeba szukać podstawowych opcji). Mamy wszystko co potrzeba nam do napisania większości pism i dokumentów.

Opcje są bardzo łatwe w użyciu, praca z tabelami to czysta przyjemność, zdjęcia umieszczamy i edytujemy palcami, wszystko jest optymalnie wykorzystane i bardzo efektywne.

Z programu Pages mamy możliwość eksportu do plików Pages (dla Mac OS X), PDF i Word. Możemy również wydrukować dokument za pomocą drukarek obsługujących AirPrint (większość nowych drukarek obsługujących WiFi).

Obsługa PDF

iPad jest fantastycznym urządzeniem do czytania, mamy zawsze przy sobie wszystkie nasze materiały, książki i czasopisma.

bg17Dokumentacja i książki często zapisane są w formacie PDF, który jest ostatnio najpopularniejszym formatem do przechowywania dokumentów. Pliki PDF możemy w bardzo prosty i szybki sposób obsługiwać i przeglądać w aplikacji GoodReader for iPad.

Aplikacja jest bardzo szybka, bez problemu wczytuje i umożliwia przeglądać PDFy które zajmują nawet 100MB. Dokumenty możemy dowolnie katalogować, tworzyć notatki w treści, podkreślać, zakreślać tekst.

Dowolność ustawień ułatwiających czytanie jest duża, od wielkości kartek, sposobów przewijania, wielkości czcionek, jasności monitora aż do wyszukiwania tekstu w dokumencie.

Grafika biznesowa

W natłoku informacji, gdy zwykły tekst pisany nie przemawia już do nas, dla łatwiejszego przekazu trzeba zastosować grafikę. Również zastosowanie grafiki dla pokazania co chcemy osiągnąć współpracownikom jest efektywniejsze.

Aplikacja której ja używam do grafiki jest bardzo wyspecjalizowana w tym czym się zajmuje. iMockups for iPad umożliwia budowanie szablonów systemów internetowych i aplikacji na system iOS.bg18

Łatwość i szybkość z jaką buduje się makiety stron jest silną stroną aplikacji. Zbudowany szablon można uruchomić, i klikając na przyciski nawigować w nim jak  na normalnej stronie.

Aplikacja oszczędza bardzo dużo czasu na wyjaśnianie jak co ma działać i sprecyzowanie szczegółów, a także pozwala na swobodne wyrażenie swoich myśli i pomysłów.

Prezentacje

Większość użytkowników komputera myśląc o prezentacji ma najprawdopodobniej na myśli PowerPointa. Ja również do niedawna przygotowywałem prezentacje na PowerPoincie, i chyba nawet nie myślałem, żeby zmienić to narzędzie.

Teoretycznie można w PowerPoincie zrobić jak najbardziej poprawne prezentacje, w miarę prosty sposób. Ale tak faktycznie PowerPoint jest dobry jak chcemy zrobić na slajdzie listę punktów na kolorowym tle.bg19

Ale jak chcemy zrobić coś naprawdę fajnego, kolorowego i przyciągającego wzrok musimy skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań firmy Apple, który na polu grafiki i designu nie ma sobie równych.

Firma Apple do kreowania prezentacji stworzyła program Keynote na Mac OS  X i Keynote for iPad. Aplikacja na iPad jest bardzo przyjazna użytkownikowi, obsługuje się ją w bardzo intuicyjny sposób. Dostępnych mamy szereg gotowych motywów graficznych, tabel i wykresów. Każdy obiekt na ekranie może dynamicznie się pojawiać lub przesuwać a nawet przemieszczać pomiędzy slajdami.

Oczywiście prezentację możemy poprowadzić wprost z naszego iPada. Za pomocą kabla wyjściowego hdmi możemy wyświetlić prezentację na zewnętrznym monitorze lub projektorze. A prezentacją sterować z iPada, na którym widzimy notatki do slajdu, zegar i podgląd następnego slajdu. Przytrzymując palec na ekranie włączamy wskaźnik którym możemy zaznaczyć istotny punkt prezentacji.

Kalkulatory i Arkusze Kalkulacyjne

Ilość i różnorodność kalkulatorów w sklepie AppStore jest przeogromna, od prostych kalkulatorów, poprzez takie z szeregiem funkcji, aż do kalkulatorów z funkcjami graficznymi i programistycznymi.

bg1aJa używam kalkulatora Calculator Free, ponieważ był pierwszy na który trafiłem, miał większość funkcji które powinien mieć kalkulator, a do tego ma estetyczny wygląd.

Jednak kiedy pierwszy raz zmuszony byłem policzyć kilka rzeczy na iPadzie, a było ich trochę za dużo na kalkulator, uruchomiłem arkusz kalkulacyjny Numbers. Nie wyobrażałem sobie, że tak może wyglądać arkusz kalkulacyjny i jak szybka może być praca na mobilnym arkuszu kalkulacyjnym. Byłem bardzo zaskoczony, zacząłem uruchamiać różne gotowe szablony i byłem zdziwiony jak łądnie może wyglądać  arkusz kalkulacyjny. Firma Apple oprócz tego, że potrafi stworzyć designerski sprzęt, potrafi również z najbardziej nudnych rzeczy stworzyć super aplikację. Mamy pełną swobodę organizowania, planowania i analizowania danych, a wszystko to z naprawdę super oprawę graficzną.

Wprowadzanie danych, tworzenie formuł i poruszanie się między komórkami jest w pełni zoptymalizowane. Mamy dostęp do 250 gotowych funkcji liczących, każdą komórkę możemy dowolnie sformatować.

Bazy danych

Informacja i wiedza jest aktualnie najdroższą rzeczą za którą się płaci. Nie sprzęt, nie oprogramowanie, tylko właśnie wiedza. Cała nowoczesna gospodarka opiera się na sprzedaży informacji. Są to zarówno banki (które nie przewożą między sobą papierowych pieniędzy tylko przesyłają cyferki pomiędzy komputerami), firmy telekomunikacyjne czy informatyczne.

Dla nas najważniejsze jest gromadzenie wiedzy i jej wykorzystanie. Do tego w komputerach służą bazy danych.

I taką samą bazę danych możemy zainstalować sobie na iPadzie, stworzyć ja dla własnych potrzeb, dostosować tylko do nas. Teraz z iPadem jest to prosta sprawa, nie musimy znać się na programowaniu.

Wybór wprawdzie nie jest duży, dobry wybór to baza HanDBase, która jest najbardziej zbliżona do tego co jest bazą danych i nie mamy tutaj jakiejkolwiek grafiki.bg1b

Drugą aplikacją jest Bento for iPad, która jest faktycznie zbiorem 25 różnych formularzy, które możemy konfigurować. Aplikacja jest bardzo dobra i zawsze znajdziemy dla niej użyteczne zastosowanie.

Trzecią aplikacją jest Filemaker Go, która może być uruchamiana na iPadzie, ale faktyczną bazę danych projektujemu już za pomocą narzędzia Filemaker, które można uruchamiać tylko na Windowsie i Macu. Aplikacja pozwala w łatwy sposób stworzyć praktycznie program bazo-danowy dostosowany tylko do naszych potrzeb. To rozwiązanie nie jest tanie i kosztuje ok. 1300zł (w tym koszt 120zł Filemaker Go na jednego iPada). Jeśli w firmie pracuje kilka iPadów i można je wykorzystać do pracy ten koszt wydaje się wtedy nieporównywalny do korzyści.

Dalsze kierunki rozwoju

W rozwiązaniach biznesowych liczy się korzyść jaką zyskamy wprowadzając  dane rozwiązanie. Myślę, że przed iPadem jest jeszcze wiele możliwości. Obecnie mamy dostępne super programy mogące zastąpić nam pakiet biurowy Office. W przeciwieństwie do niego programy na iPadzie są łatwe i przyjemne w obsłudze. Nie mają setek opcji których większość ludzi nie używa, ale mają intuicyjny interfejs, i łatwość użycia.

Nie sądzę, żeby programy Windowsowe osiągneły kiedykolwiek taki stopień łatwości obsługi, gdzie wszystko możemy zrobić sterując dłonią. Kierunek programów windowsowych idzie raczej w kierunku dodawania kolejnych opcji niż ku rozwiązaniom bardziej intuicyjnym.

Zarządzanie projektami

Zarządzanie Projektami

Na iPada dostępna jest szeroka liczba profesjonalnych aplikacji związanych z zarządzaniem czasem i zadaniami do wykonania. Ale nadszedł najwyższy czas na profesjonalną aplikację do zarządzania projektami. Jedną z lepszych jest aplikacja SG Project Pro, która zadowoli każdego kierownika projektu.

W widoku głównym mamy listę projektów, ich właścicieli, informacje o dacie rozpoczęcia i zakończenia, statusie zaawansowania, zadaniach do wykonania, ryzyka projektu, kosztów i mały wykres harmonogramu. W każde z tych zestawień możemy wejść i uzyskać bardziej szczegółowe informacje, dodawać i modyfikować dane. Nawet dla kogoś, kto nie zna oprogramowania do zarządzania projektami obsługa jest na tyle łatwa, że bez problemu będzie mógł pracować z SG Project po kilku minutach. Każdy ekran jest bardzo czytelny i łatwy do wyboru.bg1c

Kolejną cechą, która zadowoli project menadżera są opcje raportów. Do  raportów możemy dołączać nagłówki, zaległe i przyszłe zadania, akcje oraz ryzyka. Zadania mogą być sortowane według dat. Raporty mogą być wyświetlane na ekranie lub przesyłane za pośrednictwem plików PDF.

Ważna cechą SG Project Pro jest możliwość używania plików XML MS Projecta, ponieważ możemy każdym projektem zarządzać zarówno z iPada jak i MS Projecta.

Drugą aplikacją do zarządzania projektami, którą również chciałbym opisać, jest Projector w której tworzenie i monitorowanie projektów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. W łatwy sposób możemy dodawać zadania, kolejne etapy, dołączać zasoby do zadań. Program jest przejrzysty a jego obsługa wygodna. Dla większości projektów, które są mniej skomplikowane jest on zupełnie wystarczający. Również jego cena jest bardzo przystępna bo kosztuje tylko 5 dolarów.

Aplikacja Projector może również importować i eksportować pliki XML MS Project. Warto zainteresować się tym programem. Nawet jeśli nie jesteśmy menadżerem to możemy w bardzo szybki i prosty sposób zaplanować sobie własną pracę. Pozwoli to nam podnieść jakość naszej pracy i być wydajniejszym.

Rachunki i Finanse

Budżet naszego projektu czy firmy to bardzo istotna sprawa, i bardzo poważna. Sprawne zarządzanie finansami przyniesie nam same korzyści, a może również wybawić z dużego kłopotu.

Na iPada istnieje wiele osobistych menadżerów finansowych, programów usprawniających nasz budżet domowy i wydatki osobiste.

Chciałbym opisać dwie aplikacje, które być przydatne dla naszego projektu, i pozwalają na większą kontrolę tego co robimy, a także są bardziej elastyczne (w większości projektów nie potrzebujemy mieć kategorii prezenty, czy zabawki dla dzieci)bg1e

Pierwsza aplikacja Cash Flow HD o bardzo ciekawym wyglądzie księgi, do której przypinamy nasze rachunki, mamy również kategorie w formie karteczek postit. Prosta aplikcja pozwala dodać nam kategorie i do każdej z nich dopisywać przychody i rozchody. Z tego można stworzyć raport jaki jest bilans poszczególnych kategorii. Aplikacja prosta, ale jeśli dobrze rozplanujemy kategorie możemy w łatwy sposób prowadzić nasze finanse.

Druga aplikacja to Easy Books. Jest bardziej zaawansowana, działa na zasadzie podwójnego zapisu, czyli jest już aplikacją bardzo “księgową”. Pozwala na pełne prowadzenie finansów dla małych firm, wystawianie faktur, prowadzenie zapisów przychodów i rozchodów na kontach. Program działa na kontrahentach, i może stworzyć profesjonalny bilans naszej firmy.

Dalsze kierunki rozwoju

W działalności biznesowej i zarządzaniu projektami aplikacje na iPad nie są jeszcze w pełni rozwinięte. Rynek aplikacji na iPada ma niespełna 2 lata. To mało, żeby można było w pełni rozwinąć profesjonalny produkt do tak zaawansowanych dziedzin jak finanse i zarządzanie.

Ale myślę, że programów biznesowych będzie coraz więcej i będą, tak jak do tej pory, łatwe w użyciu. Korzystanie z nich stanie się powszechne, ponieważ dostęp do nich mamy wszędzie tam gdzie jesteśmy i mamy ze sobą iPada.

Zakończenie

Wnioski

Moja praca “Tablet Apple iPad w zarządzaniu projektami – Zastosowanie iPada w codziennej pracy Menadżera Projektów” miała dwa cele. Pierwszy to przedstawienie aplikacji, które ułatwiają naszą codzienną pracę a drugi to pokazanie, że iPad może z powodzeniem zastępować laptopy.

W mojej pracy iPada używam codziennie. Ułatwia mi on organizację pracy, przechowywanie dokumentów, wykonuje za mnie dużą część pracy administracyjnej. Ale robi to w sposób bardzo mało inwazyjny, jest intuicyjny w obsłudze i mobilny. Jego mobilność pozwala mi mieć zawsze przy sobie internet, potrzebne dokumenty i informacje.

bg20

Obsługa iPada jest bardzo przyjazna, dostęp do informacji natychmiastowy. To co jest sukcesem iPada to podejście do użytkownika, bardzo przyjazne interfejsy, spójny wygląd aplikacji i ich obsługa.

Drugi cel również został przeze mnie osiągnięty, mamy dostęp do większości  programów, które mogą zastępować popularne programy z komputerów. Napisanie pracy na iPadzie było wygodne, robiłem to w każdej wolnej chwili i dowolnym miejscu, oszczędzając czas, który później mogłem wykorzystać z rodziną.

Co nas czeka w przyszłości?

Należy zastanowić się jaką rolę odegra miniaturyzacja komputerów w naszej pracy ponieważ jest to nieunikniona przyszłość. Dzisiejsze tablety posiadają ekrany o przekątnej 10” tak jak netbooki, ale ich grubość nie przekracza 1 cm, a waga to trochę ponad pół kilo. Ich mobilność to jeden z podstawowych atutów, ich szybkość to drugi. Mamy możliwość mieć zawsze przy sobie sprzęt umożliwiający nam pracę w dowolnym miejscu i porze.

iPad jest uniwersalnym, przenośnym i wygodnym urządzeniem i użytkownicy uwielbiają go. Jest to prawie kompletny komputer, oferujący wiele biznesowych aplikacji i integrujący się ze standardowymi aplikacjami biznesowymi z komputerów Windows.

Jednakże praca w dużych firmach to o wiele więcej niż e-mail i kalendarz. To również szereg aplikacji korporacyjnych, bardzo specjalistycznych systemów enterprise, których twórcy nie będą przenosić na mobilny sprzęt lub nie będzie takiej technicznej możliwości.

Ale to nie znaczy, że na iPadzie nie będzie można na nich pracować i uruchamiać znacznie szerszego zestawu systemów przedsiębiorstw. Rozwiązaniem tego problemu jest Wirtualizacja Komputerów. Już dziś jest to jeden z największych trendów w IT, ponieważ wirtualizacja pozwala dostarczać centralnie przechowywane i zarządzane aplikacje, dane i zdalne pulpity, co pozwala nam osiągnąć nowy poziom mobilności, elastyczności i wydajności.

Wirtualizacja jest też bardzo bezpiecznym rozwiązaniem, pozwalającym zapewnić bezpieczeństwo firmie. Użytkownicy stają się coraz bardziej mobilni a dane zamiast znajdywać się na iPadzie użytkownika, będą znajdować się w centralnej bazie. Jeśli urządzenie zostanie zgubione lub skradzione, żadne informacje firmy nie są zagrożone.

W klasycznej formie iPad może z powodzeniem zastąpić komputer stacjonarny dla większości użytkowników, ale jeśli będzie miał dostęp do aplikacji i zasobów informatycznych firmy to sądzę, że duża część z nas wybierze rozwiązanie wygodniejsze i będziemy pracować na iPadach.

Michał